Privacybeleid

Wie wij zijn

Ascensie, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 72067527, gevestigd aan de Brink 17, 9461 AR Gieten, Nederland.

Vragen over privacy, verzoeken om inzage of verwijdering en klachten stuur je naar info@ascensie.com. Wij hebben geen functionaris gegevensbescherming aangesteld: je bericht komt bij ons binnen en wordt door ons zelf beantwoord.

Twee rollen, en waarom dat uitmaakt

Voor je eigen account zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Dat gaat over je naam, je e-mailadres, je inloggegevens en de bedrijfsgegevens die je invult. Wij bepalen waarvoor wij die gebruiken: je toegang geven tot SolumFlow, je op de hoogte houden en de dienst veilig houden.

Voor de gegevens die jij zelf in SolumFlow zet, zijn wij verwerker. Je contacten, je correspondentie, je afspraken, je facturen aan je eigen klanten: daarvan ben jij de verwerkingsverantwoordelijke. Jij bepaalt waarvoor die gegevens gebruikt worden en hoe lang ze bewaard blijven. Wij verwerken ze alleen in jouw opdracht en om de dienst te laten werken, wij gebruiken ze niet voor onszelf en wij trainen er geen modellen mee.

Dat verschil is niet theoretisch. Kreeg je een mail die via SolumFlow verstuurd is, dan is de afzender een klant van ons en niet wij, en hoort een verzoek om inzage of verwijdering bij die klant thuis. Weet je niet om welk bedrijf het gaat, stuur de mail dan door naar info@ascensie.com. Wij zoeken uit welk account hem verstuurd heeft en zorgen dat je verzoek daar terechtkomt.

Gegevens waarvoor wij verantwoordelijk zijn

Deze gegevens ontstaan doordat je je aanmeldt en SolumFlow gebruikt.

• Je naam en e-mailadres, en je wachtwoord. Dat wachtwoord bewaren wij niet zoals je het intypt, alleen als onomkeerbare versleutelde afdruk. Meld je je aan met Inloggen met Google, dan hebben wij helemaal geen wachtwoord van je.
• De naam van je werkruimte, wie er lid van zijn en welke rol iedereen heeft.
• Je instellingen voor tweefactor-authenticatie, als je die aanzet.
• De bedrijfsgegevens die je invult voor je documenten: bedrijfsnaam, adres, btw-nummer, logo.
• Gebruiksgegevens die de applicatie zelf vastlegt: wanneer je inlogt en welke handelingen misgingen, met de foutmeldingen erbij. Die gebruiken wij om storingen op te lossen en misbruik te herkennen.
• De berichten die je ons stuurt, bijvoorbeeld je feedback op de beta.
• Tijdens de beta brengen wij niets in rekening, dus wij bewaren geen betaalgegevens van jou.

Gegevens die jij in SolumFlow zet

Hierbij zijn wij verwerker. Wat erin staat bepaal jij, en het hangt af van welke modules je aan hebt staan.

• Contacten en bedrijven, met de velden die jij zelf toevoegt, plus taken en notities.
• Mail die je verstuurt en ontvangt, en de gesprekken die daaruit ontstaan.
• Afspraken met hun deelnemers, en de agenda die je eventueel koppelt.
• Offertes, facturen, creditnota's en betaalpagina's. Ondertekent iemand een offerte digitaal, dan leggen wij als bewijs vast wanneer dat gebeurde, vanaf welk IP-adres en met welke browser.
• Inzendingen van formulieren die je publiceert, met de browsergegevens die meekomen, als hulp bij het herkennen van spam.
• Chatgesprekken van de chatwidget op je eigen site.
• Opnames, transcripties en samenvattingen van online vergaderingen, als je de Notulist aanzet.
• Bestanden die jij of je klanten uploaden.

Een score op basis van activiteit

Voor een contactpersoon kan SolumFlow een engagementscore berekenen op basis van diens activiteit in de afgelopen twaalf maanden. Die berekening staat standaard uit. Zet een account hem aan, dan kan voor een individueel contact alsnog bezwaar tegen die verwerking worden vastgelegd, waarna er voor dat contact geen score meer berekend wordt.

Waarvoor wij verwerken, en op welke grondslag

• Om je toegang te geven tot SolumFlow en de dienst te leveren waar je je voor hebt aangemeld. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Om je te schrijven over je account, over storingen en over veranderingen aan de dienst. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Om de dienst veilig te houden, misbruik te herkennen, storingen op te lossen en een logboek bij te houden van beheerhandelingen zoals impersonatie, export en verwijdering. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een dienst die werkt, aantoonbaar veilig is en die anderen geen schade doet.
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Grondslag: wettelijke plicht.
• Voor koppelingen die je zelf aanzet, zoals je Google-agenda, Google Analytics of Meta, en voor het laten opnemen van een vergadering. Grondslag: jouw toestemming, die je intrekt door de koppeling of de module uit te zetten.
• Voor de gegevens die jij in SolumFlow zet, verwerken wij op jouw instructie. Welke grondslag daarvoor geldt, bepaal jij als verantwoordelijke.

Hoe lang wij bewaren

Gegevens in je account blijven staan zolang je account bestaat. Jij bepaalt wat je weggooit; wij ruimen niet ongevraagd op in jouw werk.

Verwijder je je persoonlijke account, dan wordt het verwijderd, inclusief je inloggegevens. Zeg je een werkruimte op, of mislukt de betaling ervoor blijvend, dan wordt die na het einde van de periode 30 dagen vergrendeld: je kunt in die periode nog een volledige export maken, maar niet meer wijzigen. Na die 30 dagen wordt de werkruimte verwijderd. Exporteer dus wat je wilt bewaren voordat die termijn verstrijkt.

Reservekopieën van de database en van bestanden bewaren wij maximaal 90 dagen, versleuteld en in een apart beheerd account; ze bestaan om een storing te herstellen en niet om gegevens uit terug te halen. Is iets in de tussentijd definitief verwijderd, dan verwijderen wij dat na een herstel uit een reservekopie opnieuw, zodat een herstelde back-up niets terughaalt wat je al kwijt wilde zijn. Technische logbestanden bewaren wij kort. Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, houden wij zolang die plicht duurt.

Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen geen gegevens en wij geven ze niet door voor de reclame van anderen. De partijen hieronder zijn de diensten waarop SolumFlow draait. Een deel ervan komt pas in beeld als jij de bijbehorende module of koppeling aanzet; staat die uit, dan gaat er ook niets naartoe. Verder geven wij gegevens alleen door als de wet ons daartoe verplicht.

De volledige, actuele lijst met wat elke dienst precies krijgt, in welke regio en onder welke doorgiftegrondslag, staat op /subprocessors. Wijzigt die lijst, dan mailen wij de eigenaar van elk account daarover, minstens 30 dagen voordat de wijziging ingaat.

Waar je gegevens staan

De applicatie zelf draait in de regio Frankfurt (fra1); een eerste verwerking van je verzoek gebeurt daarnaast altijd op een rekencentrum dicht bij jou, voordat het bij die regio uitkomt. Uitgaande en inkomende mail loopt via Amazon Web Services, eveneens in Frankfurt (eu-central-1). De database en de bestandsopslag draaien in de Europese Unie.

Een aantal partijen hierboven is als bedrijf gevestigd buiten de Europese Unie, of kan daar bij gegevens komen voor ondersteuning en beheer, ook als de verwerking zelf op een Europees rekencentrum plaatsvindt. Dat geldt in elk geval voor Anthropic, Recall.ai, Composio en Stripe. Voor die doorgifte gelden de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS Data Privacy Framework; per dienst staat dat op /subprocessors. De drie diensten die het verst buiten de EU liggen horen bij modules die je zelf aan of uit zet: laat je de Assistent, de Notulist en de koppelingen uit, dan bereikt jouw werk ze niet.

Hoe wij gegevens beveiligen

Al het verkeer met SolumFlow gaat over een versleutelde verbinding. Wachtwoorden bewaren wij alleen als onomkeerbare afdruk, en toegangssleutels van gekoppelde diensten slaan wij versleuteld op.

Wie welke gegevens mag zien, wordt afgedwongen in de database zelf en niet alleen in de applicatie erboven. Een fout in een scherm is dus niet genoeg om gegevens van een ander account te zien te krijgen: de database weigert die rijen los daarvan. Je kunt tweefactor-authenticatie aanzetten voor je eigen account; voor beheerderstoegang tot andere accounts is een tweede factor verplicht.

Geen enkele maatregel is een garantie. Vermoed je dat er iets mis is, meld het dan op info@ascensie.com.

Cookies

Wij plaatsen alleen functionele cookies: ze houden je ingelogd en onthouden keuzes die je zelf gemaakt hebt, zoals je taal en je thema. Er staat geen analytics- of advertentiecookie op deze site of in de app. Welke cookies er precies zijn en hoe lang ze blijven staan, lees je in ons cookiebeleid op /cookie-policy.

Mail, en hoe je je afmeldt

Er zijn drie soorten mail die met SolumFlow te maken hebben, en ze werken niet hetzelfde.

Mail van ons over je eigen account, zoals een wachtwoordherstel of een melding over een storing, hoort bij de dienst. Daar zit geen afmeldlink onder, omdat je die berichten nodig hebt zolang je een account hebt. Wil je ze niet meer, dan sluit je je account.

Mail die een klant van ons via SolumFlow stuurt, komt van die klant. Wij zijn daarbij de post en niet de afzender. Onderaan zo'n bericht staat wie het verstuurd heeft; bij die partij dien je een verzoek in.

Campagnes en nieuwsbrieven die via SolumFlow verstuurd worden, dragen altijd een werkende afmeldlink onderaan. Ze dragen daarnaast de kop die je mailprogramma nodig heeft om zelf een afmeldknop te tonen, zodat je je in Gmail of Outlook met één klik kunt afmelden. Je hoeft niet in te loggen en niets te bevestigen.

Een afmelding geldt voor het account dat de mail verstuurde en wordt meteen verwerkt: het adres komt op de lijst van adressen die dat account niet meer mag aanschrijven, en die lijst wordt bij elke verzending toegepast. Ook een adres dat structureel onbestelbaar blijkt komt op die lijst.

Lukt het afmelden niet, of blijf je mail krijgen nadat je je hebt afgemeld, mail dan info@ascensie.com met het bericht erbij. Dan grijpen wij in bij het account dat het verstuurde.

Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen de verwerking en je gegevens mee te nemen naar een andere partij.

Veel daarvan kun je zelf en meteen: je profiel aanpassen in je instellingen, elke lijst en elke pipeline exporteren naar een CSV-bestand, je documenten als pdf downloaden en je persoonlijke account verwijderen.

Wil je liever dat wij het doen, mail dan info@ascensie.com. Wij kunnen je vragen jezelf te identificeren, zodat wij niemand anders gegevens over jou geven, en je krijgt binnen een maand antwoord.

Gaat je verzoek over gegevens die een klant van ons over jou bijhoudt, dan verwijzen wij je naar die klant. Dat is geen afhouden: wij mogen die gegevens niet zelf aanpassen. Wij helpen je wel te achterhalen om welk bedrijf het gaat.

Klacht indienen

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten via info@ascensie.com. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Beta, en wijzigingen in deze verklaring

SolumFlow is in beta. Er komen functies bij en er verdwijnen er, en daardoor kan veranderen welke gegevens verwerkt worden of welke dienst daarbij hoort.

Verandert er iets van betekenis, dan passen wij deze verklaring aan en veranderen wij de datum onderaan deze pagina. Raakt de verandering jouw positie, dan sturen wij je een bericht op het adres waarmee je je hebt aangemeld. Wij voegen geen dienst toe aan de lijst hierboven zonder die hier op te schrijven.