Een offerte is een voorstel aan een klant, met regels en bedragen, dat hij online kan bekijken en ondertekenen. Je vindt ze onder Betalingen → Offertes.
Kies een Contactpersoon, vul de Datum in en zet er met Geldig tot een houdbaarheidsdatum op.
Met Regel toevoegen bouw je de inhoud op. Per regel geef je een titel, een omschrijving, een aantal, een stukprijs en een btw-tarief. Je kunt een regel uit je productcatalogus halen, of hem met Opslaan als product juist in die catalogus zetten. Een Korting geef je op als bedrag of als percentage.
Of de bedragen inclusief of exclusief btw zijn, staat op het document zelf bij Prijzen zijn inclusief btw. Een document dat al bestaat houdt de richting waarmee het is gemaakt; deze schakelaar raakt alleen nieuwe documenten.
Naast de regels heeft een offerte een documentbouwer, waarin je pagina's opbouwt met koppen, tekst, afbeeldingen en een prijstabel. Die prijstabel drukt de regels van de offerte zelf af, zodat de bedragen daarin nooit kunnen afwijken van het totaal.
Klik op Versturen. Het scherm vraagt om bevestiging en zegt erbij wat er gebeurt: de offerte wordt gemaild naar je klant en krijgt op dat moment zijn nummer. Daarna kun je hem niet meer bewerken. Je kunt een kort bericht meesturen.
Versturen lukt niet als er geen regels op staan, als het totaal nul is of als de contactpersoon geen e-mailadres heeft.
Wil je eerst zien hoe het eruitziet, gebruik dan het voorbeeld. Dat is dezelfde pagina als de klant krijgt, met een melding erboven dat hij nog niet live staat.
De klant krijgt een link naar een pagina die alleen met die link te bereiken is en niet in zoekmachines terechtkomt. Daar staan twee knoppen: Offerte accepteren en Afwijzen.
Accepteren gaat met een handtekening. Je klant tekent met de muis of typt zijn naam, vult zijn volledige naam in en vinkt aan dat hij het voorstel heeft gelezen en namens zijn organisatie accepteert. Bij het accepteren wordt vastgelegd wanneer het gebeurde, vanaf welk adres en met welke browser, zodat je achteraf kunt aantonen wat er is afgesproken.
Een offerte doorloopt: Concept, Verzonden, Bekeken, en dan Geaccepteerd of Afgewezen. Gaat de geldigheidsdatum voorbij zonder antwoord, dan wordt hij Vervallen en zegt de pagina dat tegen je klant.
Je ziet dus dat een offerte geopend is, en je hoeft niet te bellen om te weten of hij is aangekomen.
Op een verstuurde offerte staat Omzetten naar factuur. Er wordt dan een conceptfactuur aangemaakt met dezelfde regels, die je nog kunt aanpassen voordat hij weggaat. De offerte zelf blijft staan zoals hij is, met een melding erop dat hij is omgezet.
Dat kan zodra de offerte verstuurd is, dus je hoeft niet te wachten tot de klant formeel getekend heeft. Omzetten kan één keer.