Het postvak vind je in de zijbalk onder Postvak. Het is gedeeld: iedereen in je werkruimte kijkt naar dezelfde gesprekken, dus je hoeft niets door te sturen om een collega mee te laten lezen.
Links staan drie postvakken: Postvak van het team, Aan mij toegewezen en Gearchiveerd. Boven de lijst filter je met Alles, Ongelezen, Recent en Met ster, en je zoekt met "Zoek op onderwerp of contactpersoon". Met Filteren beperk je de lijst tot een bron of tot één collega, en met Sorteren kies je tussen nieuwste en oudste eerst.
Elk gesprek bundelt alles wat er met dezelfde persoon over hetzelfde onderwerp is gewisseld. Een antwoord van de klant komt in hetzelfde gesprek terecht en begint geen tweede draad.
Open een gesprek en je ziet rechtsboven Toegewezen aan. Wijs het aan jezelf of aan een collega toe, zodat duidelijk is wie hem heeft. Ben je klaar, dan zet Archiveren het gesprek weg; komt er later toch een antwoord, dan kun je hem met Heropenen terughalen.
Onderin staat de opsteller. Je kiest daar het kanaal. Versturen kan via E-mail en via de chat op je eigen site; een Interne notitie is de derde optie en die gaat nooit naar de klant, alleen naar je team. Een formulierinzending is alleen inkomend, dus daarop antwoord je per e-mail.
De velden zijn Van, Aan, Cc, Onderwerp en Bericht. Het afzenderadres ligt vast voor de rest van het gesprek. Dat is met opzet: een antwoord vanuit een andere mailbox zou bij de ontvanger als een nieuw gesprek binnenkomen.
Verder heb je:
Op de detailpagina van een contactpersoon staat het paneel Gesprekken met de knop Nieuw gesprek. Heb je meerdere mailboxen, dan kies je bij Starten vanaf waar het gesprek vandaan vertrekt.
Komt er post binnen van iemand die je nog niet kent, dan staat er Onbekende contactpersoon boven het gesprek, met Contactpersoon aanmaken en Koppelen aan bestaande. Alles in het gesprek verhuist dan mee naar die persoon.
Onder Instellingen → E-mail stel je in hoe je post eruitziet.
Daarnaast staat er onder E-mails aan klanten een lijst met de berichten die automatisch uitgaan, bijvoorbeeld zodra je een offerte of een factuur verstuurt. Je kunt de tekst daarvan aanpassen en met één klik terug naar de standaardtekst.